ZO Skin Health - Customer Service Specialist

The Customer Service Specialist is responsible for providing outstanding support to our customers, ensuring high levels of satisfaction and seamless communication. This role involves handling inquiries, managing data, and supporting the team with operational tasks, contributing to the overall efficiency and effectiveness of the customer service function.

カスタマーサービススペシャリストは、顧客対応を通じて高い満足度を提供し、スムーズなコミュニケーションを実現する役割を担います。このポジションでは、問い合わせ対応やデータ管理、チームのオペレーションを支える業務を通じて、カスタマーサービス全体の効率性と効果性に貢献します。

1.Customer Support

• Respond to customer inquiries via phone, email, and other channels, providing timely and accurate resolutions.

• Handle tasks such as providing product information, checking order statuses, and managing returns and complaints.

• Manage and regularly update FAQs to address common customer questions effectively

2. Order Management

• Utilize ERP tools (e.g., NetSuite) and CRM systems (e.g., Salesforce) to process orders, manage data, and generate reports.

• Create, update, and manage order forms to facilitate smooth end-to-end processes from order placement to delivery

• Record and manage defective products and returns to ensure accurate documentation.

3. Data Management

• Update and maintain the accuracy of customer master data.

• Record and manage customer interaction history and Voice of the Customer (VOC) data, supporting analysis and report preparation.

• Assist in creating reports based on customer feedback and service metrics to support decision-making.

4. Team Collaboration

• Collaborate closely within the customer service department and other departments, including sales, marketing, and logistics, to enhance

customer satisfaction.

• Actively contribute to achieving team goals and support initiatives to improve service quality.

1.顧客サポート

• 電話、メール、その他のチャネルを通じて顧客からの問い合わせに対応し、迅速かつ正確な解決を提供

• 製品情報の提供、注文状況の確認、返品やクレーム対応を担当

• FAQ を管理し、顧客からのよくある質問に対応できるよう定期的に更新

2.オーダーマネジメント

• ERP(NetSuite)および CRM(Salesforce など)のツールを活用し、受注処理やデータ管理、レポート作成を実施

• 注文書の作成、更新、データ管理を通じ、受注から納品までのプロセスを円滑に運営

• 不良品や返品記録の作成

3.データ管理

• 顧客マスタデータの更新および正確性の維持

• 顧客対応履歴や VOC を記録・管理し、分析やレポート作成をサポート

• 顧客からのフィードバックやサービス指標に基づくレポート作成を支援

4.チーム連携

• カスタマーサービス部内および、営業・マーケティング・物流など他部門と密に連携し、顧客満足度の向上を支援

• チーム全体の目標達成に向けて積極的に貢献し、サービス品質向上をサポート

Education/Training:

University degree or equivalent

Work Experience:

• Minimum of 2 years of experience in customer service operations, preferably in the medical, beauty, or cosmetics industries. Proven expertise in handling inquiries, managing complaints, and creating FAQs.

• Experience in data analysis and proposal development, with a track record of recording, managing, and analyzing customer information

and inquiry data to develop and implement improvement strategies.

• Proficiency in ERP systems and CRM tools, with preferred experience in implementing and managing NetSuite or Salesforce (SFDC).

教育:

大学卒業同等以上

職務経験:

• 2年以上のカスタマーサービス業務経験(医療・美容・化粧品業界経験者大歓迎)　問い合わせ対応、クレーム処理、FAQ 作成などの経験を有する方

• 顧客情報や問い合わせ記録などのデータを記録・管理し、分析に基づいた改善案を策定・実行した実績を有する方

• ERP システムおよび CRM ツールの使用経験。特にNetSuite や Salesforce(SFDC)の導入・運用経験を持つ方は歓迎